Administradores: Guía de inicio

Aprende a configurar tu empresa y usar Gryffin para organizar tu equipo.

Flujo de trabajo diario

Ha configurado su empresa y incorporado a su equipo. ¡Ahora es tiempo de ir a trabajar!

Para comenzar, hemos recopilado algunos consejos útiles sobre cómo optimizar tu flujo de trabajo diario con Gryffin para aprovechar al máximo tu día.

  • Comience con su Panel de Control

Cuando inicies sesión en Gryffin, serás llevado a tu Panel de control. Desde el panel de control, puedes ver de un vistazo cuántas tareas tiene atrasadas, vencidas hoy o pendientes. También puedes ver los últimos proyectos asignados a usted.

Desde aquí, puedes hacer clic en el cuadro de Tareas atrasadas o de Hoy para ingresar directamente a tu Administrador de tareas.

  • Tu administrador de tareas: mantente al tanto de tus tareas

Tu administrador de tareas permite visualizar la lista de tareas definitiva. De un vistazo, puedes observar tus tareas actuales, futuras y atrasadas.

Pónte al día con todas tus tareas atrasadas y ve lo que tienes pendiente hoy.

Si la tarea está asociada a un proyecto, puedes hacer clic en el nombre del proyecto para ir directamente a ese proyecto. Las tareas no adjuntas tendrán ese espacio en blanco.

La prioridad predeterminada para todas las tareas es Baja (). Para actualizar la prioridad, presione el icono y selecciona la nueva prioridad:

Si necesitas cambiar la fecha de una tarea, puedes arrastrar y soltar tareas entre Atrasadas, Hoy y Mañana. Para establecer una fecha posterior específica, seleccione una nueva fecha para abrir un calendario:

Seleccione su fecha y haga clic para confirmar la nueva fecha de vencimiento.

Si deseas ver más información sobre una tarea determinada, seleccione el  botón de información. Esto abrirá el panel de Vista rápida para la tarea.

Usted será capaz de…

  • Leer cualquier nota adicional
  • Ver subtareas, agregar nuevas subtareas o marcarlas como terminadas
  • Leer y responder a los comentarios.
  • Hacer clic en el botón en la parte superior derecha para ver aún más detalles
  • Eliminar la tarea

Un Administrador de tareas organizado te permitirá asegurarte que estás al día con todas tus tareas pendientes.

Puedes acceder a tu Administrador de tareas en cualquier momento a través del menú de enlaces rápidos en la parte superior derecha de la pantalla.

Tu Administrador de tareas es el primer icono , y el número verde indica cuántas tareas tiene en un momento dado.

  • Tu calendario: programa tu tiempo

También en el menú de enlaces rápidos está tu calendario .

En tu Calendario, puedes ver un resumen de tu mes, semana o día.

Calendario mensual

La pantalla predeterminada es el month calendario mensual de tus tareas. Puedes arrastrar y soltar tareas a lo largo de los días para organizar todo el mes, lo que es excelente si trabajas con equipos ágiles.

Si tienes una tarea que sabes que tomará varios días, puedes extender el cuadro de tareas para abarcar la cantidad de tiempo que tomará.

Calendario semanal

Puedes cambiar a la vista de semana, donde puede ver todas sus tareas para una semana determinada..

Con esta vista, también tienes la opción de arrastrar y soltar tus tareas por hora. Por defecto, las tareas son tareas «Todo el día» que no tienen un tiempo asignado. Cuando los arrastres a un intervalo de tiempo, la tarea se asignará automáticamente a esa hora.

Puedes ampliar el período de tiempo para las tareas que pueden llevar más tiempo.

Vista del día

También puedes pasar directamente a la vista del día para arrastrar y soltar tus tareas a la hora especific en que desees trabajar en ellas.

Al asignar la hora de inicio y finalización a tus tareas, puedes mantener tu día y tareas organizadas.

  • Filtros avanzados: mantenga a su equipo alineado

Si estás administrando un equipo o trabajando en un proyecto que requiere otros miembros del equipo, puedes usar el Administrador de tareas y el Calendario para ver en qué están trabajando los otros miembros del equipo.

Filtrar su administrador de tareas

En tu Administrador de tareas, aplica los filtros avanzados en la parte superior derecha. Por defecto, solo verás tus propias tareas, pero puede cambiar:

  • Mis tareas delegadas: tareas asignadas a otros miembros del equipo.
  • Todas las tareas: Todas las tareas dentro de tu empresa.

Luego usa el botón de filtro avanzado y seleccione Asignado.

Ahora, en el lado izquierdo, aparecerá una nueva barra de filtro junto a la barra de búsqueda, donde puedes filtrar por usuarios.

Incluso puedes elegir varios filtros a la vez:

Filtrar tu calendario

La vista predeterminada de su calendario permite ver las tareas, pero también puede visualizar otro tipo de eventos.

Para cambiar la vista, presiona el botón de filtro avanzado .

Aquí puedes elegir ver:

  • Eventos de Google Calendar
  • Tareas para cualquiera o múltiples usuarios en su organización

  • Tareas o proyectos por moule / área de trabajo

  • Revisión de notificaciones y actividad

Al administrar un equipo, hay varias formas de revisar el alcance del trabajo dentro de su empresa:

  • Tus notificaciones
  • Tu feed de actividad

Revisa tus notificaciones

Cada vez que se te @menciona en un chat o tarea del proyecto, recibirás una notificación por correo electrónico.

Sin embargo, puede ser fácil perder un correo electrónico o borrarlo accidentalmente en la bandeja de entrada, por lo que también puede ver sus notificaciones en Gryffin.

Ir a Notificaciones  en el menú de enlaces rápidos. El número verde indica cuántas notificaciones no vistas tienes actualmente.

Pasa algún tiempo revisando sus notificaciones para asegurarse de que ha respondido a otros miembros del equipo o que haya respondido sus preguntas o inquietudes.

Una vez que se ha dirigido una notificación, puedes marcarla como vista y desaparecerá de la página de notificaciones.

Sin embargo, no se han ido para siempre: puedes acceder a las notificaciones que has visto a través del menú desplegable de la izquierda:

Ver el historial

Si deseas saber qué sucede en un área de trabajo específica, o lo que hicieron otros miembros del equipo en un día determinado, ve al menú de enlaces rápidos y presiona en el historial de actividad de tu empresa.

Desde aquí, puede ver qué cambios se han realizado y en qué se ha trabajado y por quién.

  • Tu bandeja de entrada integrada: convierte la discusión en acción

A lo largo de tu día estás al tanto de tu bandeja de entrada. El paso final de su flujo de trabajo diario es asegurarse de que todos los correos electrónicos que provengan de los clientes o miembros del equipo estén asignados a su proyecto correspondiente y respondidos de manera oportuna.

Bandeja de Entrada de Gryffin

Puedes usar la bandeja de entrada de Gryffin, que funciona igual que una bandeja de entrada normal.

Se te pedirá que conectes tu bandeja de entrada cuando hagas clic por primera vez en la bandeja de entrada en el menú de la izquierda:

Inicia sesión a través de Google ingresando tu correo electrónico y contraseña, luego presiona “Permitir” para permitir que Gryffin integre tu bandeja de entrada.

Tu bandeja de entrada de Gryffin ahora será un espejo de tu bandeja de entrada de Gmail. Puedes leer y responder correos electrónicos, redactar nuevos correos electrónicos, etiquetarlos y colocarlos en carpetas. Todos los cambios realizados en su bandeja de entrada de Gryffin se reflejarán en Gmail y viceversa.

Para adjuntar un correo electrónico a un proyecto, presione el botón Adjuntar junto al correo electrónico.

Puedes encontrar un proyecto existente o incluso crear un nuevo proyecto directamente en tu bandeja de entrada.

Extensión de Chrome

La extensión de Chrome te permite adjuntar correos electrónicos sin salir de tu bandeja de entrada de Gmail.

Cuando se desplaza sobre un correo electrónico en Gmail, verás una lista de íconos en el lado derecho.

Presiona el botón de adjuntar para que aparezca el widget que permitirá adjuntar el correo electrónico al encontrar un proyecto existente o crear un nuevo proyecto.

Una vez que se haya adjuntado un correo electrónico, verás un pequeño icono junto al correo electrónico en su bandeja de entrada. Cuando abras el correo electrónico, un panel en el lado izquierdo mostrará una lista de los proyectos, en los que puedes hacer clic para ir directamente al proyecto.

Cuando vayas al proyecto, ahora verás una copia de ese correo electrónico en el propio proyecto. Puedes responder o redactar un nuevo correo electrónico directamente desde el proyecto.

Cualquier respuesta al correo electrónico original adjunto a través de la extensión de Chrome también se adjuntará automáticamente al proyecto.

  • Su flujo de trabajo diario – ¡Optimizado!

Al utilizar una combinación de:Administrador de tareas, Calendario, Feed, Notificaciones e Integración de la bandeja de entrada, te aseguras de realizar el seguimiento adecuado a todos los diferentes proyectos de los que estás a cargo o de los que formas parte.

Gryffin te brinda todas las herramientas que necesitas para estar al tanto de todo, y mantenerte al día con los miembros de tu equipo y los plazos establecidos.

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