Administradores: Guía de inicio

Aprende a configurar tu empresa y usar Gryffin para organizar su equipo.

Creación y seguimiento de proyectos

En Gryffin, el centro de tu proyecto reúne todas las partes de su proyecto para que puedas ver tu progreso en una sola mirada.

  • Creando un Nuevo Proyecto

Encuentra el espacio de trabajo en el que deseas crear un proyecto y luego presiona el botón en la esquina superior derecha.

  • Comienza por elegir su flujo de trabajo.
  • Selecciona el primer estado (Si has establecido un primer estado predeterminado, esto aparecerá automáticamente. El primer estado se puede seleccionar al crear / editar su flujo de trabajo. Si no se selecciona el primer estado, este campo estará en blanco).
  • Rellena todos los demás detalles necesarios del proyecto. Los detalles que puedes ingresar se basan en la plantilla de proyecto para el área de trabajo.
  • Una vez hecho esto, pulse Guardar.

  • Usando tu hub del proyecto

Detalles

La vista principal de su centro de proyectos muestra los detalles de su proyecto.

Los detalles se pueden personalizar agregando o eliminando campos para adaptarse a la necesidad de cualquier tipo de proyecto. Hay una variedad de campos que permiten agregar texto, categorías y listas de verificación, adjuntar usuarios, clientes o enlaces. Incluso puedes conectar tu Google Drive para generar automáticamente documentos, pliegos o diapositivas de Google cuando crees tu proyecto.

Archivos

Puedes cargar archivos desde tu computadora o la web, y obtener un enlace para compartirlo instantáneamente. Este enlace es visible para aquellos que aún no tienen una cuenta de Gryffin.

Si se carga algún archivo en tu proyecto, verás el número de archivos que se muestran en verde sobre el icono de la pestaña:

Mensajes

En Mensajes, puedes ver todos los correos electrónicos relacionados con un proyecto. Puedes adjuntar correos electrónicos desde tu bandeja de entrada. Automáticamente se creerá la acción—Automáticamente se creerá la acción cuando hagas clic en Bandeja de entrada en el menú de la izquierda.

Una vez adjuntado, el correo electrónico aparecerá aquí. También puedes redactar o responder correos electrónicos directamente desde tu centro de proyectos.

Asociaciones

Las asociaciones permiten adjuntar proyectos entre sí para realizar un seguimiento del trabajo relacionado.

Seleccione la opción Asociar proyecto para buscar o crear otro proyecto:

Estado

La barra lateral derecha de su Project Hub muestra el progreso de su proyecto, comenzando con el estado.

Este es el estado determinado por el flujo de trabajo del proyecto. Puedes seleccionar un nuevo estado usando el menú desplegable.

Sin embargo, si tu flujo de trabajo es automatizado, no necesitas seleccionar un nuevo estado; todo lo que necesitas hacer es completar todas las tareas actuales, y el flujo de trabajo pasará automáticamente al siguiente estado y generará el siguiente conjunto de tareas.

Si necesitas cambiar los flujos de trabajo **, usa el menú desplegable más pequeño en el lado derecho:

** Ten en cuenta que si seleccionas un nuevo flujo de trabajo, el flujo de trabajo se restablecerá al primer estado predeterminado.

Tareas

Tu widget de tareas es donde puedes ver todas tus tareas. Las tareas se pueden generar automáticamente en función del estado / flujo de trabajo, o puede crear nuevas tareas según sea necesario con el  botón en la esquina derecha del widget de tarea.

Cuando puedas crear una tarea, completa los siguientes espacios…

  • Título: El título de la tarea.
  • Asignado a: Quién necesita completar la tarea
  • Fecha de vencimiento: Cuando se vence la tarea. Usa los botones de fecha de vencimiento rápida, o presiona la fecha de vencimiento actual para abrir un calendario.
  • Fecha de inicio para indicar que esta tarea se trabajará durante varios días. Si la tarea tiene una fecha límite de tiempo y una fecha, marca Con tiempo para agregar una hora límite.
  • Agregar subtareas: marca esto para agregar subtareas individuales.
  • Detalles adicionales: utilice el campo de texto enriquecido para dejar notas a la persona asignada.

También puedes usar los iconos superiores para …

  •  Establecer si se trata de una tarea o una reunión:
  •  Convertirlo en una tarea recurrente:
  •  Establecer la prioridad de la tarea.
  •  Programar una tarea antes de tiempo

Conversaciones

Debajo de tus tareas se encuentra el widget de chat, donde puedes crear conversaciones con hilos, miembros del equipo de @mention y adjuntar archivos relevantes para una conversación específica. Si la conversación está cerrada, incluso puedes archivar su hilo para mantener limpio el centro del proyecto.

Etiquetas

Debajo de eso están las etiquetas, para una fácil organización. Puedes encontrar todas tus etiquetas en Admin.

Widgets Adicionales

Puedes encontrar widgets de adición en la pestaña Más en el lado derecho del panel principal.

Éstos incluyen:

  • La vista de calendario muestra las fechas de las tareas, reuniones, hitos y otro campo de fecha que tienes en Detalles.

  • La vista del feed muestra toda la actividad del proyecto.

  • La facturación es una gran característica que permite a los miembros de tu equipo facturar el trabajo de un proyecto. Además, tú podrás compilar y realizar un seguimiento de los gastos.

  • Los hitos permiten rastrear fechas importantes y comparar dónde se encuentra tu trabajo y dónde debería estar.

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