Administradores: Guía de inicio

Aprenda a configurar su empresa y usar Gryffin para organizar su equipo.

Configura tu empresa

  • Entendiendo cómo funciona Gryffin

Gryffin está diseñado para ayudarte a crecer y crecer contigo. Lea este rápido desglose de cómo está estructurado Gryffin y cómo facilita la escala y el seguimiento de su carga de trabajo:

  • Módulos: Un módulo es una colección de espacios de trabajo. Verás tu lista de módulos en el menú de la izquierda; Los agrupamos para mantener su menú agradable y limpio.
  • Espacios de trabajo: cada área de trabajo agrupa proyectos que siguen una plantilla similar. La vista predeterminada es una tabla, piénselo como una hoja de cálculo, donde puedes crear y hacer un seguimiento de un número ilimitado de proyectos.
  • Proyectos: en el centro de tu proyecto, puede acceder a todos los detalles de un proyecto. Puedes asignar tareas, cargar archivos, adjuntar correos electrónicos, chatear con su equipo, rastrear facturas y gastos, y mucho más.
  • Tareas: Las tareas están conectadas a tus proyectos. En cada centro de proyecto, puedes ver qué tareas están pendientes y qué tareas se han marcado como completadas.
  • Flujos de trabajo: los flujos de trabajo son una serie de tareas que llevan un proyecto de principio a fin. Con los flujos de trabajo automatizados, cada tarea está vinculada al estado del proyecto; A medida que marcas las tareas realizadas, el proyecto pasa de un estado al siguiente, generando automáticamente nuevas tareas a medida que avanza.

  • Agrega tu primer módulo

1. Instala un módulo de nuestra biblioteca de plantillas

Tenemos una biblioteca de módulos y áreas de trabajo pre-construidos, completa con plantillas listas para usar y flujo de trabajo automatizado. Puedes buscar en la biblioteca o restringir tu búsqueda por categoría:

Selecciona el módulo que deseas y podrás ver las descripciones del módulo y los espacios de trabajo, así como las plantillas de proyectos y proyectos de ejemplo para el espacio.

Puedes instalar todo el módulo o seleccionar una plantilla de espacio de trabajo individual y agregarla a un módulo existente:


Una vez instalado, se te trasladará a tu nuevo espacio de trabajo (o la primera área de trabajo en tu módulo), donde podrás comenzar a trabajar al instante.

2. Añade un nuevo módulo

Para agregar un módulo nuevo, vaya a Admin > Módulos, y haga clic en el botón en la parte superior derecha.

Ingresa el nombre de su módulo (y la descripción, si es útil para usted o los miembros de su equipo). Pulsa Aceptar para guardar.

Se te pedirá que crees tu primer espacio de trabajo. Pulsa para crear tu espacio de trabajo.

Si pulsas Cancelar, volverás a la página del módulo; Ahora verás tu nuevo módulo en tu lista de módulos. En su página de módulo, puedes:

  •   Arrastrar y soltar para organizar tu lista de módulos en el menú de la izquierda
  •  Elegir su icono de módulo
  •  Editar el nombre de tu módulo
  •  Archivar tu módulo
  •  Borrar tu módulo
  •  Hacer clic para crear, editar y organizar sus espacios de trabajo dentro de ese módulo

  • Personaliza tu espacio de trabajo

Cuando creas un nuevo espacio de trabajo, también estás creando la plantilla para todos los proyectos dentro de ese espacio.

Mira el video de arriba (4 minutos), o sigue leyendo:

Hay tres formas de crear un nuevo espacio de trabajo:

  • Crear uno cuando se le solicite cuando agregue un módulo
  • Ir a Admin > Módulos, elija su módulo y haga clic en Editar áreas de trabajo. Serás dirigido a la página del área de trabajo, donde puedes hacer clic en el botón en la parte superior derecha.
  • ¡Tomar un atajo! Abre el módulo desplegable de los módulos elegidos en el menú de la izquierda y haga clic en 

Para comenzar, ingrese el nombre de su módulo y una descripción si le será útil a usted o a los miembros de su equipo. Pulse Continuar a los campos.

“Campos" es donde construirá su plantilla de proyecto. Verá los tipos de campos que puede agregar a la derecha, incluidos Texto, Categoría, Fecha, Usuarios y más.

Simplemente escoja el tipo de campo para agregarlo a su plantilla, donde también puede cambiar el nombre del campo.

Puedes agregar tantos campos como sea necesario, en cualquier combinación. Puedes arrastrar y soltar para reorganizar.

Para campos como categorías y listas de verificación, agrega opciones preestablecidas directamente en la plantilla.

También puedes personalizar campos individuales. Por ejemplo, cambiar si un campo de texto es una sola línea de texto o multilínea con un editor de texto enriquecido.

Selecciona el icono de tres puntos para abrir las opciones.

Una vez que hayas agregado todos sus campos, selecciona en el siguiente paso “Widgets". Aquí debes agregar o eliminar las funciones adicionales según tus necesidades para este espacio de trabajo en particular.

Una vez hecho esto, pulse en Guardar..

  • Automatizando tus flujos de trabajo

Después de crear tu plantilla, crearás tu flujo de trabajo automatizado predeterminado.

El flujo de trabajo predeterminado es:

  • Pendiente
  • En progreso
  • Bajo revisión
  • Ediciones pendientes
  • Completa

Puedes pulsar Guardar para mantener este flujo de trabajo o personalizarlo para que se adapte a la empresa.

Creación y Edición de Estados y Tareas

Cada paso de un flujo de trabajo está definido por su estado. En Gryffin, un estado se ve así:

Hay tres áreas de cada estado:

1. Nombre del estado

  • Aquí puedes agregar el nombre del estado. Esto aparecerá en su centro de proyecto y área de trabajo.

2. Tareas dentro del estado

  • A la izquierda puedes agregar las tareas correspondientes que deben completarse durante esta etapa del proyecto.

  • Tarea: El nombre de la tarea. Puedes usar la etiqueta {título del proyecto} para incluir automáticamente el nombre del proyecto dentro del nombre de la tarea.
  • Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento se basa en las condiciones que establezcas, incluyendo …
    • +/- un número fijo de hoy
    • +/- un número establecido de la fecha de finalización del estado anterior
    • +/- un número establecido de cualquier campo “Fecha" establecido en el
      Plantilla de proyecto
  • Para: A quién se asignará la tarea. Puede ser un miembro del equipo específico o quien se agregue a cualquier campo de “Usuario" establecido en la Plantilla de proyecto.
  • Por: También puedes elegir a quién asignará la tarea. (Esto es útil si estás reuniendo a profesionales independientes, terceros y / o clientes en un solo flujo de trabajo, pero desea mantener la confidencialidad). Si se deja en blanco, será la persona que haya marcado el estado anterior como completo.
  • Puedes agregar tareas adicionales al estado usando el botón verde “Agregar etiqueta". Puedes agregar tantas tareas como sea necesario. **

3. Configuración de flujo de trabajo

  • Finalizado: una vez que hayas completado todos los detalles de la tarea, elije el estado siguiente en tu flujo de trabajo una vez que todas las tareas hayan sido marcadas como Listas.
  • Primer flujo de estado: al seleccionarlo, el estado será el primer estado predeterminado cada vez que seleccione este flujo de trabajo.
  • Hitos: marca esto y el estado y la fecha de vencimiento prevista se generarán automáticamente en el widget de “Hitos”, si está habilitado.
  • Estado de aprobación: si una tarea requiere aprobación o revisión, puede marcar aquí, y verás dos opciones que le permitirán seleccionar diferentes estados, para Aprobar y Rechazar:

  • ** Tenga en cuenta que solo puede tener una tarea en un estado de aprobación.

Para agregar un nuevo estado, haga clic en el botón verde. Cuando haya terminado, presione Guardar.

¡Serás llevado directamente a tu nuevo espacio de trabajo!

  • Edición de su espacio de trabajo

Si necesitas editar tu área de trabajo en cualquier momento, puedes regresar a Administración > Módulos > Editar áreas de trabajo.

Verás tu lista de áreas de trabajo e íconos donde puedes:

  •  Modificar la plantilla de proyecto para su espacio de trabajo.
  •  Editar y añadir nuevos flujos de trabajo automatizados.
  •  Crea un formulario web que convierta su plantilla de proyecto en un formulario que cualquiera pueda completar y que sus datos se ingresen automáticamente como un nuevo proyecto.
  •  Edita tus permisos de espacio de trabajo.
  •  Mueve tu espacio de trabajo a otro módulo.
  •  Archiva tu espacio de trabajo para ocultarlo del menú de la izquierda. (¡Siempre puedes desarchivarlo más tarde!)
  •  Eliminar tu espacio de trabajo. (Tenga en cuenta que la eliminación es permanente, y los datos no son recuperables!)

ACCESO DIRECTO: si ya se encuentra en el área de trabajo que deseas editar, puedes usar el botón de menú de tres puntos () en la esquina superior derecha, donde puede seleccionar lo que desea modificar.

Send a Message